仕事の電話がかかってこない環境を作る

研修は集中できる環境で行うべき

社内で人材育成研修を行う場合、気を付けておきたい点が1つあります。それは研修中、研修に参加している従業員に仕事の電話がかかってこないようにすることです。研修には、講師からの講義、グループワーク、意見発表など、さまざまな内容によって構成されています。これらは、研修の内容が参加者により伝わるよう、講師が考え組み立てられたもので、どれをいつ行うかという順番までしっかり意味があります。そんなとき、もし途中で参加者に仕事の電話がかかってきて対応することになったらどうなるでしょうか。研修を構成する内容のうち、電話に対応している間の内容はすっぽりと抜け落ちてしまうことになります。研修の内容を一部受けられないことで、研修により身に付けられる知識やスキルが少し少なくなったり、理解度が下がってしまう可能性があります。 また、研修に集中していた意識を一旦仕事に向け、また研修に集中するなど、意識をあちこちにやらなければならないことも問題です。人間にとって、チャンネルを変えるように気持ちや意識を切り替えるのは難しいことです。しっかり集中し直しているつもりでも、意識の中に仕事と研修、2つを気にする気持ちが生まれるでしょう。そうなると、結局研修の理解度が下がり、せっかく参加した意味が薄くなってしまいます。

研修中に電話がかかってこない環境を作るためには

それでは研修中に電話がかかってこない環境を作るためにはどうしたら良いのでしょうか。まずは、業務用の電話がある部屋で研修を行わないことです。何かあった場合すぐ業務対応ができるよう、執務室内で研修を行う場合がありますが、始めから研修中の業務対応を想定しているようでは、研修に集中してもらうことはできないでしょう。執務室ではなく、社内の会議室など別な部屋を研修用に確保しましょう。

そして、もし研修中に参加者が担当している仕事に関する電話がかかってきたときは、緊急の場合を除いて取り次がないようにしましょう。
電話先の相手に説明する場合は「担当者はほかの業務の対応で席を外しております。戻りましたら折り返しお電話させます」などと伝えてはいかがでしょうか。研修は業務の一環です。このように、研修中に電話がかかってこない環境作りには、周囲の協力が必要になります。
研修は片手間で受けられるものではありません。研修を受けることにより参加者の知識やスキルがアップすれば、それが仕事に還元され、結果的に会社全体のためになるとも考えられます。ぜひ、研修を行う際は研修の種類や内容だけでなく、研修を受けるのに適した環境作りにも力を入れてみてください。

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